Mira cómo reconocer cuando se está cometiendo una ilegalidad.
La pandemia impulsó la venta y trámites online en todo el país y cada día fue ganando más terreno la oferta de no salir de casa y evitar contagios, que llevó a digitalizar muchos negocios y lograr con ello mantenerse activos, en medio del confinamiento.
Los trámites notariales no fueron la excepción, y es así como nacieron muchos servicios de las llamadas notarías exprés, online o digital, que ofrecieron sus servicios, logrando la realización de trámites en menos tiempo y sin tener que asistir a estos recintos, que por lo general presentan una gran aglomeración.
De esta forma se firmaron contratos de arriendos, compra y venta de autos y de propiedades, entre otros trámites, muchos de ellos dentro de la legalidad, pero otros no.
Es lo que notó el vicepresidente de la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile, Alfredo Martin, quien presentó una querella en contra de estas notarías digitales, invocando el delito de usurpación de funciones.
Pero ¿cómo reconocer si los trámites que estoy solicitando se están realizando de manera ilegal? Christian Rodiek, socio fundador de la empresa FirmaVirtual (www.firmavirtual.legal), explica que cuando se hacen trámites como una escritura pública, efectivamente se está cometiendo una ilegalidad.
“En la demanda, se menciona la tramitación de escrituras públicas y efectivamente esto es ilegal. La escritura pública es un trámite de forma que tiene que ser presencial, en una notaría, o a domicilio, en cualquier parte, pero ante un notario. Hacer eso online o en una notaría exprés es ilegal. Sin embargo, firmar documentos online, documentos privados y protocolizarlos, como nosotros hacemos en FirmaVirtual, es absolutamente legal y respaldo por la Ley de Firma Electrónica N° 19.799 del año 2002”.
La empresa FirmaVirtual permite la realización de una serie de trámites, a través de la utilización de firma digital, ofreciendo el servicio de protocolización notarial, la cual realizan presencialmente y sin la necesidad de que la persona salga de su casa.
El proceso implica que se firmen de manera electrónica y luego el notario certifica o protocoliza el documento. Cuando es requerido y obligatorio (por ejemplo con escrituras públicas, pagarés, mutuos, letras de cambios, permisos de viajes al extranjero de un apoderado con los hijos), se gestiona la firma en alguna notaría a domicilio /oficina. Ahí va el notario o algún funcionario de la notaría a conseguir la firma.
Algunos de los trámites que se pueden realizar a distancia son: – Contratos de arriendos- Promesas de compraventa y otras gestiones relacionadas- Contratos de trabajo- Certificados laborales- Finiquitos (solo que el trabajador debe firmar presencialmente)- Salvoconductos para mudanzas- Declaraciones juradas, ya sea para declarar ingresos, por ejemplo para obtener créditos universitarios.- Poderes simples
MODERNIZACIÓN DE NOTARÍAS
La firma electrónica ayuda a agilizar los trámites, porque desocupa las notarías físicamente. Al poder atender de forma digital, significa que habrá menos aglomeración de gente en su espacio físico, van a existir menos filas y los pocos trámites que las personas sí tienen que hacer en notaria, se harán más rápido, y la experiencia de los clientes será mejor.
Significa además un ahorro de recursos (los chilenos perdemos en total más de 300 millones de horas al año realizando trámites notariales) y una posibilidad de obtener mayor ganancia en sus negocios, puesto que la misma cantidad de personas que trabaja en el lugar, podrá hacer ahora muchos más trámites, gracias a la posibilidad de realizarlos de manera online, mejorando así el ingreso y el margen de utilidad.
Pero también hay otra ventaja y es que las oficinas podrán extender su marco de acción, ya no sólo limitado al lugar geográfico en el que se encuentran, puesto que pueden atender a cualquier persona, desde cualquier parte de Chile.