Implementar un sistema de matrícula online puede ayudar a mejorar los procesos dentro de las instituciones, esto mediante la incorporación de la firma electrónica, algo clave para esta época de pandemia, con la cual hemos aprendido a convivir con la tramitación remota.
Producto de la pandemia y las restricciones sanitarias, tuvimos que aprender a llevar una vida desde casa, realizar trámites, reuniones e incluso estudiar de manera online. Pero desde hace un tiempo a la fecha hemos vuelto de manera gradual a la presencialidad, sin dejar atrás los nuevos hábitos incorporados a nuestra vida como lo es el mundo digital.
Con el objetivo de evitar aglomeraciones, reducir el tiempo de tramitación y las barreras geográficas, los colegios y universidades se han tenido que adaptar a esta época de pandemia y trasladar sus procesos al mundo digital. Una solución que se impone para ellos es la firma electrónica, herramienta que hace posible que los trámites relacionados a la matrícula se realicen a distancia.
Esta herramienta llega a solucionar dos barreras de entrada a cualquier trámite, las cuales son, “el tiempo, porque no tardarás más de 30 minutos al realizar cualquier tramitación con firma electrónica avanzada. En cambio, si tienes que ir a la institución, más el tiempo de espera, el hecho de firmar papeles, ya estás perdiendo un par de horas. La otra barrera es la geografía, el hecho de estar en otra ciudad o país es un impedimento para firmar de manera presencial, pero con la firma electrónica es un proceso inmediato, no importa el lugar donde lo hagas, la hora que sea o el dispositivo que utilices”, explica Diego González, Subgerente de Alianzas de IDOK (https://idok.cl/), empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones.
Algunos trámites que hoy se pueden realizar en las Universidades, Institutos Profesionales y Centros de Formación Técnica con la firma electrónica son:
– Fotocopias de cédulas de identidad certificadas.
– Ficha de antecedentes de alumnos.
– Ficha de postulación.
– Concentración de notas certificadas.
– Licencia de Educación Media certificada.
– Ficha de situación socioeconómica o acreditación de ingresos.
– Certificados de alumno regular.
– Diplomas de egreso.
Si bien es cierto, el proceso de matrícula, durante la época de pandemia, implicaba todo un desafío, pero con la implementación de la firma electrónica eso terminó, ya que su incorporación, ha traído múltiples beneficios. Pero esto es un proceso que recién se está implementando, quedando mucho camino por recorrer, “antes de la pandemia no se justificaba una inversión o capacitación al personal tan grande, porque traspasar todos los procesos de matrícula en papel a digital es un proceso de educación que se debe hacer en la misma institución. Hoy se está acelerando este proceso porque nos dimos cuenta como sociedad que hay formas más rápidas de hacer este tipo de trámites y muchos de ellos no necesitan ser presenciales”, comenta Diego González.